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志書編纂的基本步驟

第一步:志書篇目的制定。

如果把志書編寫比作建造高樓大廈的話,那麼,篇目就是志書的設計藍圖,是纂寫的提綱,也是搜集資料的向導。制訂一個比較科學的篇目,可以作為收集資料的路徑,指導志書資料收集工作,做到有的放矢,收到事半功倍的效果。但是,制訂篇目是一個十分複雜的問題,篇目拟訂得好,編纂工作路路通暢,篇目拟訂不科學,則會導緻編纂思緒雜亂,矛盾層出不窮,嚴重影響編寫志書的進程。

篇目的制定可分三個階段進行:一是為指導資料搜集的篇目。這一階段的篇目主觀成分居多,是編者對未來志書的設想,也可以叫理論模式。這時的篇目又可以叫做搜集資料的提綱;二是試寫篇目。這時的篇目已有大量客觀成分加入,根據搜集到的資料逐步掌握的實際情況,對第一階段的篇目進行修訂,增加設想中沒有的内容,這時的篇目成為編寫志稿的志綱;三是定型篇目,即志書目錄,這時的篇目在編寫過程中将篇、章、節間的交叉、缺漏或歸屬不當的内容進行調整,對各層标題進行加工,趨于完整,這時的篇目成為志書的目錄。

四川地方志

制定篇目時要遵守三項基本原則:

①橫分門類原則:橫分門類,縱述史實,是志書的最大特點。“橫”就是以事業構成的基本要素作為分類的基礎。“縱”就是以時間段落作為分類基礎。

②囊括全部的原則:囊括全部,在篇目上的要求就是橫不缺項。要做到囊括全部,首先要了解行業内有哪些部門,每個部門的業務範圍是什麼,要做調查研究,否則容易缺項。其次,在了解本事業所囊括的所有業務範圍後,要進行篩選,将那些非本專業的、附屬的去掉。

③突出特色原則:這裡涉及到一個矛盾的普遍性和特殊性關系的問題,也就是共性和個性問題。對地方志來說,共性的内容可以作為背景,交代大環境;個性是一個地方具體的發展曆程,放在共性的大背景下寫出自己具體是怎麼做的,做得怎麼樣,這是地方志的基本要求,否則就沒有地方特色,就不能成其為地方志。

第二步:資料收集整理。

在志書篇目框架基本拟定之後,其中最重要的一個工作之一,就是要努力做好資料工作。概括地說,資料是修志的基礎,是志書的生命。俗話說“磨刀不誤砍柴工”“工欲善其事,必先利其器”。因此,資料工作做得好不好,關系到志書質量的高低,關系到修志的成與敗。

1、凡屬一個地方或部門在志書斷限内各個方面重要的、有價值的資料,都要收集。

就資料的來源來分,有文字資料、實物資料、口頭資料和其他資料,其中文字資料占主導地位。

①文字資料,也叫文獻資料,主要包括:一是檔案。這是曆史活動的原始記錄,内容豐富,包涵面廣,資料可靠,收藏集中。這是修志收集資料的主要來源。二是圖書。凡是有關本地區、本部門曆史現狀的重要内容的圖書,都應該收集查閱。三是報刊。現在報紙刊物很多,重要活動、重大事件都及時作了報導,這也是曆史活動的記錄,是我們修志資料的重要來源。此外,還有日記、筆記、函電、手稿、講稿以及章程、條例及家譜、族譜等。

②實物資料,是指具有曆史價值的曆代實物,包括遺址、遺迹和文物兩個方面。遺址是曆史建築物的所在地,遺迹是前人留下的具有曆史意義的痕迹。文物有古代的傳世文物和出土文物。此外,還有碑刻等。實物資料都很珍貴,也很可靠。

③口頭資料,也叫口碑資料,也稱“活”資料,這是保存在當事人或知情人的記憶中的資料,以及在群衆中口頭流傳的資料,包括知情人的回憶錄、民歌民謠、民間諺語、民間傳說等,這些資料也要收集,并加以考證核實。

④其他資料,包括繪制的圖像、拍攝的照片、微縮膠卷、膠片和錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等,也是曆史活動和社會現象的真實記錄,也要注意收集。

2、收集資料的方法:

①發動系統内部廣泛參與修志工作。要明确修志工作不僅僅是本單位修志機構的事,而是全系統或單位需要共同參與的工作。

②外出查訪。以外出查閱、走訪、座談等形式收集資料。

③行文征集。對難度較大的資料向有關人士或部門以信函的形式征集或以征稿啟事的形式向社會征集。

④利用地情資源:充分利用方志館館藏資料以及圖書館、檔案館的地情資料庫等地情資源。

⑤實地考察。是發現新資料和考證現有資料真僞的重要方式。

3、資料收集的步驟:

①先普查後細查。先根據所收集資料的存在形式和來源,做好普查工作,編出一個資料目錄,然後再依據目錄作深入細緻的查閱、收集。

②先内後外:先從本部門現存資料入手,查閱本部門收藏的檔案資料,清點缺漏後,再有目的、有準備地外出查閱搜集。

③先遠後近:早期的資料往往難得,應先着手搜集;近期資料較為齊全,可放在後一步搜集。

④先面後點:先全方位搜集某級(部門、行業)的集體資料;後搜集某一方面典型資料。

⑤先口碑後文獻。應緩收文獻資料,迅速搶救活資料。

⑥先文字後實物。文字記載不全或有疑問,再進行實地考察。

⑦先易後難。先收集那些省時省力、易查易找的資料,在确實無法找到直接資料的情況下,再進行間接資料的收集。

當然,在條件允許的情況下,有些步驟可以同時并舉或交叉進行。有時為了弄清一個問題,往往需要反複查訪,因此要堅持實事求是的原則,不要先入為主,執一而是。原始資料的搜集量(字數)與入志資料的錄入量(字數)之比大約為 15~ 30: 1。如編纂一部 100萬字的志書,至少應搜集 1500萬字以上的原始資料。每部志書資料搜集工作約占志書編纂工作時間的 15%,但資料的搜集與補充,應伴随志書編纂全過程。

4、資料的整理。為了使收集來的各類資料系統化,當志書某一類目資料基本收集齊全時,就應及時按志書篇目中相關類目的章、節、目進行整理彙編工作。一般有三種:一是資料彙集。即把同類的原始資料進行初步篩選和集中,用稿紙抄寫出來,标以按志書篇目相關的章節目标題,打印裝訂。這種資料雖較系統化但仍保持着原始性。二是資料彙編。即在資料彙集的基礎上,對資料進行排比、篩選、補缺、考證、修飾加工等,使其進一步條理化,使事物的始末一目了然,并按志書篇目分類将資料打印裝訂好。資料的彙編又分為彙編和長編兩種,以事為序的稱彙編;以時為序的稱長編。兩者都是資料向志書初稿過渡的橋梁。三是專題資料彙編。這是在彙編或長編的基礎上再次加工提煉,并采用語體文記述體編寫的專題文章。這種文章記述事物發端、發展、變化的全過程,并能彰明因果,揭示規律等。因此,它已是志書初稿的毛坯。

第三步:條目的撰寫。

按照志書編寫行文規範,統一設置是卷、章、節、目層次,章節為虛設,以目為記述實體。志前設概述,章下設章下述。概述要求從事物的發端寫到我們的下限,也就是 2013年底。章下述要求從事物的發端寫到我們的下限。節下分列條目,可分為三種條目:綜合性條目、主體性條目、典型性條目。

(一)綜合性條目。綜合性條目的寫法要求“提要鈎玄”(提要:指出綱要;鈎玄:探索精微。精辟而簡明地指明主要内容),主要是将全節各部分的精要概括提煉,俯瞰全節,勒其概況,起着導讀和“窗口”的作用。

(二)主體性條目。所謂主體性條目是一節之主體内容。以教育為例,可分為學前教育、小學教育、中學教育、高等教育、成人教育、職業教育等主體性内容。其中學前教育、小學教育、中學教育、高等教育、成人教育、職業教育就是教育所含的主體性條目。

主體性條目要按事物的發展順序将事物的發端、沿革和現狀進行豎寫。常用的豎寫方法主要有以下6種。

1、依時記述法:按時間順序記述事物的發端、沿革和現狀。發端指在當地的起始,不必從全省、全國寫起。發端的時間屬必記項目,要下功夫考證清楚,記準确。凡有具體年份的不用模糊數(如建國初、 20世紀初、 80年代初等)。現狀指下限年份的情況,應記得詳細一些。沿革包含發展、變化、興衰、起伏、轉折等,應視每種事物的具體情況确定幾個階段記載。有的可按曆史時期記載;有些事物的發展變化與曆史分期沒有關系,可按事物自身特點,找出發展變化的規律,從發展順序、挫折、轉折等方面劃分階段作縱向記述。事物自身發展的各個階段,要注重選用開創性、标志性材料來記載。

2、記事本末法:有的事物的發展比較簡單,劃分不出階段,可采取記事本末法,完整記述事物的發生、發展和現狀或結果。如縣志中有記蓖麻蠶就是用的這種方法:“ 1965年從臨沂引進試養,在九會公社董家莊、魯村公社鄭家嶺村,共養 12盒(鐘), 1966年擴大到 50餘個村,共養 369盒,收皮繭 355公斤。 1967年養 359盒。因本縣種植蓖麻少,飼養期正值高溫,病害多,繭價又低, 1968年停養。”

3、典型排述法:不是很複雜的事物或時限較短的事物,不必或無法全面系統地記述事物的發端、沿革和現狀,僅選取興衰起伏的關鍵年份的典型事例排列記述,便能反映事物發展變化及其特點。

4、綜合記述法:有規律性地間隔一定時間出現的事物,如每年夏天的高考,每年新年春節期間的擁軍優屬、擁政愛民活動,一年一次的人代會、征兵、文明禮貌月活動等,不可能逐年記載,可采用綜合記述的方法,即将斷限内各年該事物的基本情況進行綜合,予以概括記述,同時記下某些年份的新措施、特殊活動或優異成績等。要注重運用綜合資料,但要避免采用放在各地都行又都缺乏針對性的套話和泛泛記述。例如高考,可綜合記述斷限内各年參加高考的總人數、考入各類學校的人數、錄取比例、成績和位次等,也可将有較重要價值的數字列表載入。

5、點面結合記述法:點指事物中具有突出特點的典型事例。面指事物發展的概貌和在一地的全面情況。面重在反映事物的廣度,點重在反映事物的深度。志書對某些事物進行豎寫時,先概括記載事物的綜合情況,然後選取一兩件典型事例作為重點記述。一些行業、事業和數量較多的事物可采用此法。如縣志記紡織工業,先全面記述紡織工業的興起、發展和現狀,然後簡記一兩家重點企業的概況。再如,記小學教育,先全面記述本地小學教育的曆史和現狀,包括學校數、畢業生人數、在校生人數、教師數、課程、教材、教學方法等綜合情況,然後簡記一兩個主要學校的概況。這種點面結合記述法,利于從廣度和深度上反映出事物發展的全貌和特征。

6、逐項記述法:變化緩慢或無階段性的事物,難以記述它的曆史發展情況,而重在記述現狀。可按事物特點選取若幹能顯示事物本質的項目,逐項記述,以反映事物全貌。例如記河流,每條河的記述項目有名稱、發源地、流經地式、長度、流域面積、水深、流量、流速、含沙量、汛期等,通過對以上各項的記述,便把一條河的全面情況清楚地反映出來。

(三)典型性條目。為了加深記述深度和志書的閱讀性,可将一些重大成就、新生事物、典型經驗、工作法、重大事件、重要會議及活動等做為典型性條目。重大成就、新生事物、典型經驗、工作法、重大事件、重要會議及活動等組成的條目就是典型性條目。

第四步:初稿的編寫。

根據首屆修志的工作經驗,把編寫初稿操作要領概括為《編寫志稿四步曲》。

(一)以篇目為導向,搜集編排資料。以檔案、書籍資料為主,年度總結、工作報告、行業年鑒和志書等。複印編排或掃描轉換為電子數據,直接進行同類歸并,大量資料并不需要再去爬格抄寫。歸并也就是緊扣篇目主題排列資料。

(二)按體例章法要求,濃縮資料。以時為序,忌插叙倒叙,但也不能編成流水賬,最好是将所複印或掃描的原始資料直接删去無用段落後按時序進行排列調整。

(三)按文體文風要求,規範文稿。删去原始資料中夾雜的背景介紹、總結語言、教科書式解釋、評價議論、宣傳報道詞句、誇張渲染性大話套話等等,用史實數據支撐,不要空話、程式化,按文風技術要求規範語言文字和标點符号。

(四)反複修改擠水分,概括綜合。按照“惜墨如金”“一字不多,一字不少”“多一字則繁,少一字則殘”等傳統要求,反複擠水分,斟酌字詞準确性,做好必要的提煉概括和數據綜合等等。

第五步:總纂,即彙總成書。

總纂就是志書的總成。狹義的理解是對志書全部内容的統稿。或稱“三通”,即:通讀、通纂、通審。往往指志書的最後階段工作。廣義的總纂是指貫穿全書編纂過程的統籌安排,直至最終定稿。

第六步:評審。

總纂完成以後,便形成一本評議稿,并進入修志的修改、評審階段。志書出版前的修改、評審一般需經過一評、二審、三驗收 3個階段。其中,上級複審要從觀點、史料、内容、體例、章法、語言、文字等各方面全面審查,提出審查意見。評議階段一般需召開3~4次評稿會。

第七步:出版。

評審結束後交由出版社或天隆文化公司進行後期的三審三校出版工作。

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